เมื่อเร็วๆนี้หลายบริษัทให้พนักงานทำงานที่บ้านเนื่องจากการแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ซึ่งเป็นเรื่องใหม่ที่หลายคนต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคย วันนี้ทีม Primer ของ Google มีเคล็ดลับดีๆ ในการทำงานที่บ้านมาให้คุณดาวน์โหลดได้ฟรีบนแอป Primer
การทำงานที่บ้านไม่ว่าจะเลือกเอง หรือเพราะเหตุจำเป็นนั้นก็มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปทำงาน แต่เราก็ต้องหาทางสร้างแรงบันดาลใจให้ตัวเอง และทำงานให้ได้งานมากที่สุดเหมือนกับเวลาทำงานในออฟฟิศ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับดีๆ 4 ข้อที่จะช่วยให้คุณรับผิดชอบงาน และทำงานร่วมกันกับทีมให้ได้ประสิทธิผลสูงสุดจากที่บ้าน
การจัดพื้นที่สำหรับทำงานโดยเฉพาะเป็นการส่งสัญญาณบอกสมองว่าคุณกำลังอยู่ในที่ทำงาน
1) กระตุ้นสมองให้อยาก “ทำงาน”
ในช่วงที่ต้องทำงานในออฟฟิศ กิจวัตรประจำวันในตอนเช้า และการเดินทางไปทำงานเป็นตัวกระตุ้นสมองให้พร้อมทำงาน ในการทำงานที่บ้าน เราก็ต้องหากิจกรรมกระตุ้นสมองให้พร้อม “เริ่มวันใหม่” เช่น ออกกำลังกาย อ่านข่าว หรือดื่มกาแฟ
ปัจจัยสำคัญอีกอย่างหนึ่งคือพื้นที่ทำงานของคุณ คุณอาจเป็นคนง่ายๆที่มีสมาธินั่งทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ถ้าคุณไม่ใช่ การหามุมทำงานแบบเป็นเรื่องเป็นราว และการจัดพื้นที่สำหรับทำงานโดยเฉพาะ เช่น จัดห้องทำงานแยก เตรียมโต๊ะที่มีอุปกรณ์ครบครัน หรือแม้กระทั่งการเช็ดโต๊ะในห้องครัวให้สะอาดก่อนนั่งลงทำงาน ก็เป็นการส่งสัญญาณบอกสมองว่าคุณกำลังอยู่ในที่ทำงาน ทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไร้สิ่งรบกวน
สิ่งรบกวนถือเป็นอุปสรรคที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการทำงานที่บ้าน แต่เราสามารถเตรียมสมองให้พร้อมเปิดโหมดทำงานได้ด้วยการเลี่ยงทำกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงานในเวลางาน เช่น ไม่ซักผ้าในช่วงที่ต้องทำงานพรีเซนต์ให้เสร็จ แล้วค่อยหาเวลาไปทำสิ่งที่ไม่ใช่งานเวลาอื่นแทน
2) เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้ทำงาน
เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำออกมาเพื่อช่วยจัดระเบียบความคิด กระตุ้นตัวเอง และทำงานให้ได้งานจากที่บ้าน ขณะเขียนรายการ ให้นึกถึงเป้าหมายใหญ่ระยะยาว เช่น ทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จ ควบคู่ไปกับเป้าหมายเล็กๆ เช่น สิ่งที่ต้องทำย่อยๆ เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหญ่ได้ หลังจากทำงานย่อยๆ เสร็จแล้ว ให้กาแต่ละข้อทิ้งเพื่อให้รู้ว่างานกำลังคืบหน้า และเป็นกำลังใจในการทำงานของเราตลอดวัน การแบ่งงานใหญ่ออกเป็นสิ่งที่ต้องทำย่อยๆ จะทำให้เรารู้สึกว่าทำงานสำเร็จได้ง่ายกว่า
เราไม่จำเป็นต้องจำว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง เพียงเขียนหรือพิมพ์ลิสต์ออกมาแล้วปล่อยสมองให้ปลอดโปร่ง จากนั้นเราจะรู้สึกว่ามีพลังในการทำงานต่อไปเรื่อยๆ หลังจากได้กาข้อที่ทำเสร็จแล้วในลิสต์ทิ้งไป
3) จัดตารางการทำงานแต่ละอย่าง
การทำงานที่บ้านต้องอาศัยการจัดตารางเวลาเหมือนกับการทำงานในออฟฟิศ ต่างกันตรงที่เราต้องรับผิดชอบงานเอง แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราต้องตั้งใจทำแต่งานทั้งวัน (การหาเวลาพักผ่อนหรือทำร่างกาย จิตใจ และอารมณ์ให้สดชื่นก็เป็นเรื่องสำคัญ) เพียงแต่ต้องหาเวลาทำกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงานควบคู่กันไป
ขณะจัดตารางเวลา อย่าลืมหาเวลาทำสิ่งอื่นๆในชีวิตด้วย ผู้ที่มีลูกควรจัดสรรเวลาในการดูแลลูก เช่น จัดเวลารับส่งลูกไปโรงเรียน ถ้าคุณชอบเล่นกีฬาหรือทำงานจิตอาสา ก็อาจจัดเวลาทำงานให้เสร็จก่อน หรือหลังทำกิจกรรมเหล่านี้ก็ได้
หลังจากจัดตารางเวลาแล้ว เราควรแชร์ตามรางเวลาของเรากับเพื่อนร่วมงานโดยใช้ปฏิทินที่ดูร่วมกันได้ เป็นการบอกให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าคุณว่างประชุมเวลาไหน ช่วงไหนเป็นเวลาทำงาน และช่วงไหนเป็นเวลาทำธุระส่วนตัว เราอาจแชร์ตารางเวลาให้เพื่อนและครอบครัวทราบด้วยก็ได้ เพื่อบอกให้ทุกคนทราบว่าการทำงานที่บ้านไม่ได้หมายความว่าคุณมีเวลาว่างทั้งวัน
4) วางแผนการทำงานร่วมกันกับทีม
การทำงานที่บ้านอาจให้ความรู้สึกเหมือนเราทำงานอยู่คนเดียว แต่จริงๆ แล้วเรายังต้องประสานงานคนอื่นด้วย ไม่ว่าจะเป็นการนัดประชุมทีม การรับงานใหม่มารับผิดชอบ การตัดสินใจอะไรบางอย่าง หรือการประเมินผลของงานที่เสร็จไปแล้วร่วมกัน เราจึงต้องหาวิธีร่วมมือกับทีมที่ไม่ได้นั่งทำงานอยู่ในที่เดียวกัน
การประชุมกันแบบเห็นหน้าโดยการเปิดกล้องผ่านวิดีโอคอลช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
แม้อีเมลจะเป็นช่องทางที่ดีในการตัดสินใจหรือส่งข้อมูล แต่ถ้าส่งมากเกินไป กล่องจดหมายอาจเต็มได้ง่ายๆ ถ้าคุณมีคำถามหรือต้องรีบอัปเดตคนในทีม ลองใช้แอปแชทอย่าง Google Hangouts หรือ Slack ก็เป็นทางเลือกที่ดีอีกทางหนึ่ง
โดยทั่วไป การระดมความคิดหรือการพูดคุยในเรื่องที่มีรายละเอียดมากต้องอาศัยการประชุมอย่างเป็นทางการ การพูดคุยแบบเห็นหน้าช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ลองการประชุมแบบเปิดกล้องผ่านวิดีโอคอล เพื่อพบปะอัปเดตกับทีมให้รู้ความเคลื่อนไหวและความคืบหน้าของกันและกัน และยังช่วยกระชับความสัมพันธ์ที่อาจห่างเหินไปจากการทำงานต่างสถานที่
