코로나19 사태로 인해 많은 기업이 임직원의 재택근무를 장려하고 있습니다. 많은 직장인들에게 재택근무는 새롭게 적응해야 할 현실이 되었습니다. 그래서 Google의 프라이머(Primer) 팀에서는 재택근무의 생산성을 극대화하기 위한 몇 가지 팁을 아래와 같이 정리했습니다. 본 내용의 원본은 무료 앱인 프라이머에서도 확인할 수 있습니다.
선택에 의한 것이든 필요에 의한 것이든, 재택근무를 하게 되면 매일 출퇴근을 하지 않아도 되는 등 나름의 장점이 있습니다. 하지만 재택근무를 하면서 사무실에서 일하는 것과 같이 근무 생산성을 극대화하도록 동기를 부여해야 하는 것은 자기 자신의 몫입니다.
책임감 있는 업무 처리와 협업, 생산성을 유지하면서 재택근무를 하기 위해 아래와 같은 4가지 팁에 주목하세요.
정해진 업무 공간을 마련해 두면, 업무를 생산성 있게 수행할 수 있는 공간에 있다는 것을 두뇌에 인지시키는 데 도움이 됩니다.
1. 두뇌에 업무 수행을 위한 자극 주기
사무실에서 근무할 때는 일상적인 준비 과정과 출근을 거치면서 우리의 두뇌가 자연스럽게 하루를 시작할 준비를 하게 됩니다. 재택근무를 할 때도 평소와 같이 업무를 시작할 수 있도록 운동이나 신문 읽기, 커피 내리기 등 하루 일과를 시작하기 위한 두뇌 자극을 주어야 합니다.
업무 공간 역시 중요한 역할을 합니다. 물론 어디서나 바로 앉아서 생산적으로 근무할 수 있다면 좋을 것입니다. 하지만 업무를 위해 정리된 공간이 필요하다면, 별실이나 필요한 물건이 잘 갖춰진 책상 또는 깨끗이 정리한 식탁 등 정해진 작업공간을 마련하세요. 그러면 주의를 집중해서 생산적으로 근무할 수 있는 공간에 있다는 사실을 두뇌에 인지시킬 수 있습니다.
산만함은 재택근무의 가장 큰 어려움 중 하나입니다. 두뇌가 업무 최적화 모드를 유지하려면, 업무 시간 중에 업무와 무관한 작업은 되도록 하지 말아야 합니다. 예를 들어, 업무 프레젠테이션을 마감하는 중간에 빨래를 하기보다 세탁 시간을 별도로 정해두는 것이 좋습니다.
2. 업무 계획 세우기
업무 계획을 마련해 두면, 재택근무를 할 때 업무를 체계적으로 수행하고 동기를 부여하며 생산성을 유지할 수 있습니다. 계획을 짤 때는 프로젝트를 마무리하는 등의 장기적인 목표와 함께, 장기적인 목표의 일환으로 수행하는 개별 작업에 대한 목표도 함께 고려해야 합니다. 이러한 개별 목표를 달성하면 성취감을 갖게 되므로 하루 종일 동기 부여 상태를 유지할 수 있습니다. 또한 일이 밀리지 않게 되어 더 편안한 마음으로 업무를 진행할 수 있습니다.
업무 목록은 머릿속으로만 생각하지 말고 메모하여 정리하세요. 항상 머릿속으로 해야 할 일을 끊임없이 되뇌일 필요 없이, 업무 목록에서 완료한 작업에 밑줄을 긋는 즐거움을 통해 스스로 동기를 부여할 수 있습니다.
3. 업무와 개인 일상을 모두 고려한 일정 정리하기
재택근무는 업무에 대한 책임을 오롯이 자신이 져야한다는 점만 제외하고 일반적인 사무실 근무와 동일한 일정이 필요합니다. 그렇다고 해서 하루 종일 업무만 해야 하는 것은 아니지만(업무 중 주기적 휴식을 통해 정신적, 신체적, 감정적 재충전을 갖는 일도 중요합니다.), 업무 외적인 활동도 일정을 정해둬야 한다는 의미입니다.
일정을 정할 때는 일상 속에서 업무 이외에 다른 해야 할 일도 고려하여 이 모두를 병행할 수 있는 일과를 계획해야 합니다. 자녀가 있는 경우, 아이를 학교에 데려다 주는 시간 등 양육 시간을 일정에 포함시키세요. 운동이나 자원봉사를 할 경우, 해당 활동 전후로 업무를 마칠 수 있도록 일정을 정해둬야 합니다.
일정을 완성했다면, 캘린더에 공유하여 동료가 확인할 수 있도록 합니다. 이를 통해 동료가 회의 참여 가능 시간과 업무 시간 및 개인 시간을 구분할 수 있게 됩니다. 친구와 가족이 내 일정을 이해하고 존중하도록 확실히 해 두는 것 역시 좋은 방법입니다. 분명한 규칙과 기대치를 정해 둠으로써, 재택근무를 한다고 해서 항상 시간적인 여유가 있는 것은 아니라는 것을 친구와 가족 모두가 인식하도록 해야 합니다.
4. 공동작업을 위한 프로세스 마련하기
재택근무를 하면 혼자 일하는 것처럼 보일 수 있으나, 팀 회의, 업무 분담, 의사 결정 또는 의견 교환 등 다른 이와 소통하는 시간이 여전히 포함되어 있습니다. 따라서 재택근무를 할 때 공동작업 방식을 설정하는 것이 매우 중요합니다.
얼굴을 마주보며 소통하는 것이 공동작업에 도움을 줄 수 있으므로, 필요 시 화상 회의를 활용하세요.
이메일이 공식적인 의사결정이나 정보 전달에 효과적일 수 있으나, 받은편지함에 메일이 많이 쌓이면 답변이 늦어질 수 있습니다. 팀원에게 긴급히 질문하거나 신속하게 소식을 전해야 하는 경우라면, Google 행아웃이나 Slack과 같은 채팅 앱이 이메일의 좋은 대체 수단이 됩니다.
브레인스토밍이나 자세한 토론을 위해서는 일반적으로 공식 회의가 필요합니다. 얼굴을 마주보며 소통하는 것이 공동작업에 도움을 줄 수 있으므로, 필요 시 화상 회의를 활용하세요. 화상 회의는 팀의 업무 진행 상황을 정기적으로 확인하는 데도 효과적입니다. 다른 동료의 업무 진행 상황을 파악할 수 있고, 함께 근무하지 않음으로 인해 자칫 희미해질 수 있는 동료 간 유대관계도 유지할 수 있습니다.
