Une version antérieure de cet article a été publiée sur le blog The Keyword aux Etats-Unis. Melonie Parker est Chief Diversity Officer chez Google.
En raison de l'épidémie, nous cherchons de nouveaux moyens de rester en contact tout en appliquant le principe de distanciation physique, y compris dans notre travail. Tout au long de ma carrière, je me suis efforcée de mettre en place des initiatives et des ressources au service l’inclusion de grandes entreprises. Pour permettre à chaque employé de s'épanouir dans notre entreprise, nous avons analysé au cours des dernières années le ressenti de Googlers provenant d'horizons différents et créé des programmes internes favorisant un environnement de travail le plus inclusif possible.
Alors que nous sommes confrontés à l'impact du COVID-19 dans nos propres locaux, nous devons impérativement continuer d'entretenir cette culture de l'appartenance. Voici certains des enseignements que nous avons tirés et que vous pourrez peut-être appliquer dans votre propre entreprise.
Conseils pour créer une culture de l'appartenance à distance
Favorisez les contacts virtuels entre les employés
Les événements actuels ne touchent pas tous les employés de la même façon. Certains doivent jongler avec davantage de responsabilités familiales, tandis que d'autres qui vivent seuls peuvent se sentir isolés. D'après une récente étude, les personnes appartenant à des groupes sous-représentés sont susceptibles d'être beaucoup plus touchées. Nous avons envisagé différents formats virtuels pour permettre aux Googlers de rester en contact. Aux Etats-Unis, par exemple, nos employés issus de communautés minoritaires ont eu l’occasion de participer à plusieurs événements tels que des conversations informelles, des séances de yoga et des forums sur la gestion de la productivité. En Asie, les Googlers ont rassemblé des ressources destinées spécifiquement à leur communauté et ont défini des horaires de bureau auxquels ils peuvent se retrouver en ligne.
Gérez votre équipe de façon équitable
Chacun doit s'adapter à de nouvelles responsabilités. Les managers ont un rôle de gestion unique, car ils doivent s'assurer que leurs équipes ont tout ce qu'il faut pour protéger leur santé et rester productives. Par exemple, vous pouvez demander à mettre en place des horaires de travail flexibles. Demandez régulièrement à vos employés comment répartir leurs tâches et quels projets doivent être traités en priorité. Vous pourrez ainsi prendre de leurs nouvelles et les aider à rester en contact. Il est également important de trouver des solutions adaptées aux rôles des employés et à leurs besoins à domicile. Par exemple, nous avons temporairement étendu notre système de congés payés aux employés qui doivent s'absenter une demi-journée ou une journée complète pour s'occuper de leur famille. Au-delà des consignes officielles, les managers jouent un rôle essentiel en s'assurant que les membres de leur équipe se sentent soutenus et intégrés à l'entreprise. Ils ont donc tout intérêt à leur offrir des ressources supplémentaires leur permettant de travailler avec plus de flexibilité.
Notre but est que chaque employé se sente à l'aise, valorisé et entendu afin d'améliorer son efficacité et, par extension, celle de toute l'entreprise.
Aidez vos employés à donner leur avis
Les réunions à distance permettent aux équipes de rester en contact, mais les conversations vidéo peuvent inhiber encore davantage certains participants. Notre but est que chaque employé se sente à l'aise, valorisé et entendu afin d'améliorer son efficacité et, par extension, celle de toute l'entreprise. Afin que tout le monde puisse s'exprimer, voici deux conseils :
- Utilisez des signaux multisensoriels permettant à chacun de savoir qui parle et qui écoute. Nous encourageons les employés à ne pas se contenter de repères visuels tels que des gestes de la main. Sinon, les personnes qui sont malvoyantes, qui sont temporairement distraites ou qui ont une mauvaise connexion Internet risquent de ne pas les voir.
- Si possible, pensez également à désigner un modérateur autre que l'hôte de la réunion afin que les participants puissent poser leurs questions en temps réel. Un modérateur permet de faciliter le travail de l'hôte en lui évitant d'avoir à surveiller le langage corporel des participants ou à gérer l'activation et la désactivation de leur micro. Il aide également les membres de la réunion à savoir à quel moment ils peuvent intervenir dans la conversation.
Nous vous conseillons de donner la parole à ceux qui se sont peu exprimés en leur accordant du temps et en favorisant le dialogue. Mais ne vous sentez pas obligé de faire un tour de table pour autant. Un temps de parole équitable n'implique pas forcément une contribution égale. Certaines personnes préfèrent formuler et poser leurs questions par écrit. Vous devez donc veiller à inclure un canal ou un document partagés auxquels tous les participants peuvent accéder. Vous leur permettrez ainsi de saisir leurs questions pour que l'hôte ou un modérateur puissent les lire. Autre avantage : l'écrit oblige les personnes à être plus concises et plus précises.
Veillez à ce que vos réunions et vos présentations soient accessibles et inclusives
L'accessibilité est un élément clé de l'inclusion. Les sous-titres (ST) en temps réel peuvent aider les participants qui sont malentendants ou malvoyants, qui ne maîtrisent pas bien la langue utilisée lors de la réunion, ou qui rencontrent des problèmes audio. Offrez aux personnes ayant une mauvaise connexion Internet la possibilité de participer à la réunion par téléphone. Expliquez-leur qu'elles peuvent également désactiver leur caméra afin de récupérer de la bande passante ou régler la qualité de la vidéo. Pour les présentations, pensez à utiliser une grande taille de police et un contraste élevé (voici comment procéder dans Google Docs et Slides). Vous pourrez ainsi améliorer la visibilité de vos images et la lisibilité de votre texte. Les diapositives sont un outil efficace, mais il est possible que certaines personnes ne puissent pas les voir. Nous vous conseillons donc de varier vos supports et de ne pas miser exclusivement sur des informations visuelles.
Par exemple, pensez à expliquer une photo ou un graphique à l'oral. Si vous comptez partager vos diapositives, vos documents et vos autres supports, n'oubliez pas d'ajouter du texte alternatif ou une description pour vos éléments visuels, vos images et vos graphiques. Vous permettrez ainsi aux participants qui utilisent des lecteurs d'écran de savoir ce qui est affiché.
Dernier conseil pour les personnes figurant sur vos images : pensez à varier leurs origines ethniques, leur couleur de peau, leur taille, leur milieu culturel, leur nom, leur type de cheveux, leur éventuel handicap, leur sexe, leur âge, leur environnement géographique, etc. Pour une meilleure inclusion, ces personnes doivent représenter la diversité de l'humanité.
Si vous mettez l'accent sur l'inclusion, vous développerez le sentiment d'appartenance de vos employés. Il est essentiel d'offrir un environnement de travail où chacun peut s'épanouir et offrir son aide aux autres, quels que soient ses opinions, ses origines et son vécu. Ces conseils sont loin d'être exhaustifs. Ils offrent simplement des pistes aux entreprises qui souhaitent permettre à leurs employés de s'exprimer et d'apporter leur contribution de façon pertinente.
