Cómo fomentar la colaboración equitativa en un entorno laboral híbrido

Prasad Setty, vicepresidente de Experiencia en Actividad Digital de Google Workspace, nos cuenta cuáles son los tres pilares de la colaboración equitativa que se necesitan en los nuevos entornos laborales híbridos de hoy en día. Una versión de este artículo aparece en Forbes.com y en el blog de Google Workspace.

Al igual que muchas empresas de todo el mundo, en Google estamos intentando compaginar el trabajo presencial y el teletrabajo en un modelo híbrido que sea eficiente. Y, como la mayoría de las empresas, también estamos intentando averiguar cómo hacerlo bien. Queremos ampliar nuestra visión de entorno laboral híbrido al máximo, y por ello pensamos constantemente en la colaboración equitativa.

La colaboración es equitativa cuando todos los trabajadores pueden aportar y comunicarse de forma igualitaria, independientemente de dónde se encuentren, su función, su nivel de experiencia, su idioma y el dispositivo que usen. La falta de equidad en la colaboración puede derivar de las jerarquías en videollamadas o de barreras idiomáticas en llamadas internacionales. También puede darse si los empleados con menos experiencia no se sienten seguros para hablar en reuniones, si los empleados que teletrabajan tienen dificultades para acceder a los responsables que están en las instalaciones o si los trabajadores de primera línea no tienen las mismas herramientas de comunicación que sus compañeros en las oficinas.

Cuando estas dificultades se acumulan, pueden afectar al bienestar, al potencial profesional y a la eficacia de una persona. Cuando calan en una organización, se resiente el rendimiento del equipo, decae la innovación y los talentos se van. Según una encuesta reciente que encargamos a Economist Impact, el 62 % de los encuestados están de acuerdo con la afirmación de que "la falta de oportunidades de colaborar con compañeros y empleados con más experiencia tienen un impacto negativo en el crecimiento profesional". El sesgo de proximidad es solo uno de los nuevos retos a los que nos enfrentamos en entornos de trabajo híbridos.

Creemos que la ubicación desde la que trabajas no debe influir en tus resultados. Aunque es más fácil que todo el mundo esté en la oficina o que todo el mundo teletrabaje, en los modelos híbridos hay que pensar mejor en los retos sociales, organizativos y tecnológicos. Estas ideas deben abordarse en las juntas directivas para aportar soluciones que reciban el apoyo de todas las partes de la organización.

¿Cómo podemos cumplir la promesa de un entorno laboral híbrido en el que coexistan la flexibilidad, el bienestar y el impacto significativo? En Google, estamos cerrando la brecha entre el trabajo presencial y el teletrabajo haciendo que la tecnología, la cultura y los espacios físicos sean más inclusivos y que haya más participación. También estamos incorporando nuevas funciones a Google Workspace para fomentar la colaboración equitativa entre miles de millones de usuarios de todo el mundo.

Basamos nuestro trabajo en tres pilares de la colaboración equitativa: representación, participación e información.

Representación equitativa

Conseguir la equidad en la representación significa que todos los empleados puedan ser vistos, escuchados y representados de la misma manera, ya trabajen de forma presencial o no. Con la llegada de la pandemia, todos nos esforzamos para que los empleados pudieran simplemente conectar con los demás de forma segura. Esto puso a prueba la tecnología de Google para equipos, y me enorgullece ver lo bien que funcionó. No obstante, ahora nos enfrentamos a la desconexión que existe cuando hay que compaginar teletrabajo y trabajo presencial.

Cuando todos nos reuníamos en remoto, los recuadros que nos representaban en las videollamadas eran todos del mismo tamaño. Nadie estaba sentado en un rincón de la oficina, no había jerarquía y todos teníamos la misma representación. Esto se distorsiona en un entorno híbrido. Los trabajadores que participan a distancia aparecen en una pantalla gigante de una sala de reuniones, mientras que los que están allí aparecen en pequeñas pantallas en los ordenadores de los que están en casa. Incluso puede resultar difícil saber quién está en la sala. Definitivamente, eso no es representación equitativa.

Algunos de estos problemas se pueden resolver con tecnología. Por ejemplo, hemos estado trabajando en funciones como ajustes de vídeo con inteligencia artificial en Google Meet para compensar los entornos menos iluminados y el zoom automático para que todos los participantes se vean igual. Ambas van a mejorar la equidad en la representación de los entornos laborales híbridos. Además, ahora podemos limitar el uso de datos en redes móviles lentas para que nadie tenga que desactivar el vídeo durante una llamada. Todas estas innovaciones tecnológicas mejoran la representación equitativa en entornos laborales híbridos, pero también debemos implementar nuevas normas en los lugares de trabajo. Por ejemplo, algunas organizaciones están aplicando políticas por las que, si una persona se une a una reunión desde fuera de la oficina, todo el mundo debe participar también desde un dispositivo para que la representación sea la misma.

Participación equitativa

Creemos que la participación equitativa es la posibilidad de ser anfitriones, presentar y participar de forma equitativa, sin importar la ubicación. En Google, ya estábamos acostumbrados a unirnos a reuniones virtualmente desde distintas oficinas. Con las nuevas herramientas que hemos desarrollado en los últimos 18 meses, ha mejorado la capacidad para que todo el mundo participe de forma equitativa. La implementación masiva de herramientas para reuniones como la función para levantar la mano, las encuestas, las preguntas y los grupos de trabajo nos permiten hablar en grupos organizados y estructurados.

¿Y cómo interactuaremos cuando muchos volvamos a la oficina? ¿Cómo podemos asegurarnos de que la participación de los que teletrabajan siga siendo igual que la de los demás? El modo Complemento, una herramienta que hemos desarrollado para Google Meet, ofrece a todos los participantes la misma experiencia, ya estén en la oficina o teletrabajando. Todos los usuarios pueden ser anfitriones, presentar y participar en reuniones de la misma forma y con las mismas herramientas, independientemente de dónde se encuentren.

Los equipos también pueden promover la participación equitativa designando moderadores de reuniones que fomenten el uso de las funciones para levantar la mano para que nadie domine la conversación ni interrumpa, algo que ocurre con frecuencia cuando hay muchas personas en la misma ubicación. Aunque pueda parecer forzado e impedir el diálogo natural, permite que todo el mundo pueda dar su opinión. También hemos descubierto que mucha gente se distrae viendo su propia imagen, por lo que ahora permitimos que los usuarios puedan ocultarla. He podido comprobar personalmente cómo está mejorando la participación equitativa con estas herramientas y prácticas.

Información equitativa

La equidad en la información se traduce en un acceso igualitario a la información, sin importar si estás trabajando de forma presencial o teletrabajando. Asegurarse de que la información circule libremente es clave para mejorar el razonamiento, la creatividad y la cooperación en los equipos. Cuando las personas pueden decidir dónde y cómo trabajan mejor, sus preferencias influyen en la contratación y la permanencia en los puestos. Si queremos respetar distintas preferencias, ¿cuál es la mejor forma de hacer que el acceso a la información sea equitativo?

Lo primero que debemos hacer es centrarnos en mantenernos informados. Podemos poner en práctica este enfoque proactivo mediante la tecnología para que las reuniones tengan agendas, se graben o se transcriban, y haya información accesible que se pueda compartir. Nuestros productos, entre los que se incluyen Spaces y Drive, se pueden usar como centros de información en los que los compañeros de trabajo pueden acceder a archivos, conversaciones y actualizaciones importantes de forma fiable. Además, pueden aprovechar las sugerencias inteligentes para mencionar con @ a otros usuarios vinculados al proyecto para no excluir a nadie.

Debemos esforzarnos por resolver juntos el problema de la equidad en la información. De lo contrario, nos arriesgamos a quedarnos en un punto muerto que no será satisfactorio para nadie. Aunque a la mayoría de las personas les gusta trabajar desde casa, no están dispuestas a sacrificar su evolución profesional por mantener esa ventaja. Si la balanza se inclina más hacia el trabajo presencial, el modelo híbrido no funcionará. No queremos que cada uno vaya por su lado ni imponer una opción para todos. Nuestro objetivo es animar a los equipos a adaptarse a las preferencias de cada uno de sus miembros de forma que beneficie a toda la organización.

En la situación que estamos viviendo, nos parece realmente interesante ver cómo está cambiando y avanzando el trabajo en todo el mundo. Cumplir las promesas de trabajo híbrido que tiene "lo mejor de los dos mundos" cada vez está más a nuestro alcance. Sin embargo, para hacerlo bien, tenemos que esforzarnos por lograr que la colaboración sea equitativa. Nuestra experiencia nos ha enseñado que las personas te sorprenden cuando les ofreces libertad y oportunidades.

Cómo fomentar la colaboración equitativa en un entorno laboral híbrido:

• Empieza por la representación. ¿Se da voz y visibilidad a todos los empleados? ¿Tienen las herramientas, la tecnología y los dispositivos que necesitan para verse suficientemente representados?
• Fomenta la participación. ¿Se anima a todos los empleados a compartir sus ideas y dar su opinión? ¿Qué herramientas y foros tienen a su disposición para ello? ¿Cómo se validan sus aportaciones?
• Comparte información. ¿Tienen los empleados acceso a toda la información que necesitan para hacer su trabajo? ¿Circula libremente la información o está monopolizada?
• Permite que los equipos y departamentos diseñen sus propios horarios híbridos. Los modelos híbridos no funcionarán si cada persona va por su lado. Te recomendamos asignar días de trabajo presencial a proyectos colaborativos, creativos y de intercambio de ideas, y reservar días de teletrabajo para tareas que requieran más concentración.
• Premia los resultados y no las actividades. La preferencia de un empleado en lo que respecta al tiempo y el lugar de trabajo no debería importar siempre que sea capaz de cumplir con sus funciones. Esto significa que hay que ofrecer flexibilidad en cuanto a la ubicación y el horario de trabajo para maximizar el impacto.
• Recalca que la responsabilidad es compartida. Esto es lo que debe preguntarse cada jefe:

1. ¿Qué necesita saber el equipo sobre tu mejor forma de trabajar?
2. ¿Qué estás haciendo personalmente para que todo el equipo consiga buenos resultados?

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