BQ es una empresa tecnológica con un objetivo: ayudar a las personas a entender la tecnología, animarles a utilizarla e inspirarles a desarrollarla. Con equipos repartidos en más de 10 oficinas, la comunicación se estaba convirtiendo en un reto. En BQ sabían que el éxito de un proyecto depende de la eficacia de la comunicación entre equipos.
LOS OBJETIVOS
Redefinir los procesos y el flujo de la información entre equipos.
Ser más flexibles y ágiles a la hora de realizar tareas diarias.
Organizar la comunicación entre países de una forma más eficaz y coordinada.
EL ENFOQUE
BQ pudo adoptar una nueva forma de trabajar en equipo gracias a G Suite.
Las herramientas de Google y sus aplicaciones web permitió a BQ ser transparente en sus comunicaciones y anticiparse evitando futuros problemas.
LOS RESULTADOS
Sistema de comunicación más fluido y eficaz.
Mejora de la coordinación de proyectos entre equipos.
Un único equipo transversal repartido en países y departamentos diferentes.
El objetivo
El trabajo entre equipos internacionales requería flexibilidad y agilidad, sin perder de vista la coordinación y la eficacia de las comunicaciones, por lo que hacía falta un replanteamiento de los procesos de trabajo y de las tecnologías implicadas en ellos.
El enfoque
A través de G Suite, un servicio de Google que proporciona varios productos bajo el dominio personalizado del cliente, BQ pudo adoptar una nueva forma de trabajar en equipo.
Se trata de una herramienta que cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales:
- Pon Gmail a trabajar, el servicio de e-mail con calendarios integrados, un potente motor de búsqueda y protección frente a spam. Entre las funciones empresariales mejoradas, Gmail ofrece una garantía de tiempo de actividad del 99,9% y 30 GB de almacenamiento - y sin anuncios.
- Drive, para almacenar y compartir en la nube. La app que hace que las empresas puedan olvidarse de enviar archivos adjuntos o tener que combinar varias versiones de un documento, ya que permite crear, compartir con los compañeros y acceder a los documentos al instante desde cualquier dispositivo.
- Hangouts, para reunirte cara a cara con cualquier persona, esté donde esté, a través de videoconferencias de alta definición con hasta 25 personas desde un portátil, tablet o teléfono, permitiendo compartir la pantalla, exponer presentaciones y conversar mientras se trabaja.
Los equipos de BQ utilizaron la plataforma de Google Drive para compartir de forma rápida y fácil toda la información necesaria para llevar a cabo los proyectos: desde los materiales recibidos externamente, hasta todo aquello que se creaba internamente y necesitaba compartirse entre diferentes departamentos que ni siquiera compartían lugar físico. Google Apps permitió a BQ una gran transparencia entre comunicaciones, evitando futuros problemas antes de que estos ocurrieran.
Además, junto con las apps de Gmail y Hangouts, BQ consiguió conectar todos los servicios necesarios para organizar, gestionar y llevar a cabo las reuniones entre los equipos situados en diferentes localizaciones, ahorrando tiempo en los procesos y agilizando las comunicaciones.
Para coordinar proyectos en los que se llevaban a cabo innumerables tests gestionados por departamentos repartidos en 10 localizaciones diferentes, Google Drive también fue una pieza clave. Gracias a las características de las apps de google, diferentes personas podían trabajar simultáneamente permitiendo la colaboración de diferentes equipos, al mismo tiempo que todas las modificaciones se guardaban automáticamente al instante.
Otra de las grandes revoluciones a la hora de trabajar entre los equipos de BQ fue el uso de Hangouts para celebrar reuniones, ahorrando costes de viajes, llamadas telefónicas, etc. y permitiendo unos encuentros virtuales como si todos los equipos estuvieran de verdad trabajando en la misma oficina.
Los resultados
- Una forma de trabajo transparente e interconectada, sin burocracias.
- Un equipo internacional unido a través de una sola herramienta.
- Una coordinación de proyectos con innumerables posibilidades.
Conclusiones y próximos pasos
Con los productos que lanza BQ, la compañía pretende enseñar a los usuarios a entender la tecnología. Se trata de una misión a largo plazo donde Google se presentó como el compañero de trabajo perfecto para llevarla a cabo. A través de G Suite, BQ continúa adaptando sus procesos de trabajo al panorama tecnológico que cambia constantemente y siempre utilizando las últimas apps que mejoran cada vez más los flujos de trabajo entre equipos.
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