3 claves para lograr la equidad colaborativa en espacios de trabajo híbrido

En este artículo, Prasad Setty, vicepresidente de Experiencia de Trabajo Digital en Google Workspace, comparte tres claves para generar equidad colaborativa en los nuevos espacios de trabajo híbridos.

Al igual que muchos negocios alrededor del mundo, en Google estamos combinando el trabajo en la oficina con el trabajo en casa para lograr un modelo híbrido eficiente. Y, como la mayoría de las empresas, también estamos descubriendo cómo hacerlo bien. En este camino, hay un tema que surge constantemente: la necesidad de alcanzar una equidad colaborativa.

La equidad en la colaboración sucede cuando todos los trabajadores tienen la habilidad de contribuir y comunicarse de manera igualitaria, independientemente de su ubicación, rol, nivel de experiencia, idioma o preferencia de dispositivo. La falta de este tipo de equidad puede deberse a jerarquías en las reuniones o barreras idiomáticas en las llamadas internacionales por varios motivos. Por ejemplo, que los empleados jóvenes no se sientan empoderados para hablar durante esos encuentros, que los trabajadores externos tengan dificultades para conectarse con sus managers, o que carezcan de las herramientas de comunicación que tienen sus colegas en la oficina.

Cuando estas disparidades se suman, pueden dañar el bienestar, el potencial profesional y la eficiencia de una persona. Si esas inequidades se instalan en una organización, el desempeño del equipo se ve alterado, la innovación se desvanece y el talento se dispersa.

En nuestra reciente investigación sobre trabajo híbrido, el 62% de las personas encuestadas estuvo de acuerdo con que “la limitación en las oportunidades de contacto con empleados senior y compañeros de trabajo tiene un impacto negativo en el crecimiento profesional”. El sesgo de proximidad es solo uno de los muchos desafíos que enfrentamos en los entornos de trabajo híbridos.

Creemos que la ubicación desde la que una persona participa no debe influir en el resultado. Y si bien es más fácil que todos trabajen en la oficina o desde sus hogares, los modelos híbridos demandan un pensamiento más profundo acerca de los desafíos sociales, organizacionales y tecnológicos. Estas ideas tienen que ser abordadas por la alta dirección con soluciones aceptadas por cada una de las partes de la organización.

Entonces, ¿cómo cumplimos con la promesa de un espacio de trabajo híbrido, en el que convivan la flexibilidad, el bienestar y un impacto significativo? En Google estamos cerrando la brecha entre las personas que trabajan desde la oficina y las que lo hacen desde otro lado, impulsando la tecnología, la cultura y los espacios físicos para que sean más inclusivos y maximicen la participación. También estamos innovando con nuevas funciones de Google Workspace para potenciar la equidad colaborativa para nuestros mil millones de usuarios alrededor del mundo.

Para guiar nuestro trabajo, identificamos los tres pilares de la equidad colaborativa: representación, participación e información.

1. Equidad de representación

Este tipo de equidad implica que todos los empleados puedan ser vistos, escuchados y representados por igual, tanto si trabajan dentro de la organización como de forma remota. Cuando comenzó la pandemia, quisimos asegurarnos de que las personas pudieran conectarse entre sí de manera segura. La tecnología existente en Google para equipos distribuidos espacialmente fue sometida a pruebas de presión: estoy orgulloso de lo bien que funcionaron. Pero ahora nos enfrentamos a la desconexión que ocurre cuando se fusiona el trabajo en la oficina con el remoto.

En las reuniones por videollamada todos teníamos un mosaico del mismo tamaño. No había jerarquías ni nadie sentado en una esquina de la oficina: todos éramos representados por igual. En un entorno híbrido, esta situación se distorsiona: las personas que participan de forma remota aparecen gigantes en el monitor de una sala de conferencias, mientras que aquellas que están físicamente en ese espacio, se ven diminutas en las pantallas de sus hogares, por eso puede ser difícil descifrar quién está en la sala. Ciertamente, esta no es una representación equitativa.

Algunos de estos problemas se pueden resolver con tecnología. Por ejemplo, estuvimos trabajando en ajustes de video impulsados por machine learning para Google Meet, para compensar los entornos con poca luz y mantener a todos los participantes enfocados con el zoom automático. Además, ahora podemos limitar el uso de datos en redes móviles lentas para que nadie tenga que apagar la cámara durante una llamada. Estas funciones mejorarán la equidad de representación para los lugares de trabajo híbridos, pero también debemos adoptar nuevas normas en los espacios de trabajo físicos. Por ejemplo, algunas organizaciones implementaron políticas sobre dispositivos: si una persona se suma a una reunión de modo remoto, todos los participantes deberán unirse a través del mismo tipo de dispositivo para que la representación sea la misma para todos.

2. Equidad de participación

Pensamos en la equidad de participación como la capacidad de ser anfitrión, presentador o participante con las mismas condiciones de igualdad, independientemente de la ubicación. En Google ya estábamos acostumbrados a unirnos a reuniones de manera virtual desde diferentes oficinas. Con las nuevas herramientas que desarrollamos en los últimos 18 meses, creció la posibilidad de que todos participen por igual. La amplia adopción de los recursos que ofrecen las videollamadas (levantar la mano, hacer encuestas, preguntar y responder, y salas de reuniones) permite que la conversación en grupos sea ordenada.

Pero ¿cómo vamos a hacer para interactuar cuando muchos de nosotros volvamos a la oficina? ¿Cómo nos aseguramos de que quienes trabajen de manera remota puedan vincularse con los demás de manera significativa? Con el modo Complemento que desarrollamos para Google Meet: una herramienta que brinda a los asistentes en persona y remotos la misma experiencia de reunión. Así, cada persona puede organizar, presentar y participar de la videollamada de la misma manera, independientemente de su ubicación.

Los equipos también pueden promover la equidad en la participación a través de moderadores de reuniones que fomenten el uso de los recursos de Meet. Uno de ellos es levantar la mano, para que nadie domine la conversación o interrumpa. Si bien puede parecer forzado o que anula los intercambios naturales, ayuda a que se escuchen todas las voces. También descubrimos que a muchas personas les distrae ver su propia imagen, por lo que permitimos que apaguen su cámara. He experimentado en primera persona cómo estas herramientas y prácticas están mejorando la equidad de participación.

3. Equidad de la información

Este tercer tipo de equidad significa que, independientemente de si trabajan dentro o fuera de la oficina, las personas tienen el mismo acceso a la información. Asegurar el libre flujo de información es clave para mejorar el pensamiento a largo plazo, la creatividad y la cooperación entre los equipos. Mientras que las personas ejercen su autonomía para decidir dónde y cómo trabajan mejor, sus preferencias afectan el reclutamiento y la retención. Si vamos a adaptarnos a una gran variedad de preferencias, ¿cómo garantizamos el mejor acceso a la información?

En primer lugar, debemos priorizar mantenernos informados los unos a los otros. Apoyamos esta mentalidad proactiva a través de la tecnología, asegurándonos de que las reuniones tengan agendas, se graben o transcriban, y ofrezcan información que pueda ser compartida. Nuestros productos, incluidos Spaces y Drive, permiten que los integrantes de los equipos accedan de manera segura a archivos, conversaciones y actualizaciones. Los compañeros de trabajo pueden aprovechar las sugerencias inteligentes para mencionar a otras personas vinculadas al proyecto: así, nadie se quedará afuera.

Debemos comprometernos a resolver el problema de la equidad de la información juntos, o arriesgarnos a terminar en un punto medio en el que nadie estará satisfecho. Porque si bien la mayoría de las personas disfruta de trabajar desde casa, no sacrificará el progreso profesional para mantener la modalidad remota. Si el centro de gravedad se inclina demasiado hacia el trabajo desde la oficina, el modelo híbrido colapsará. No estamos defendiendo una mentalidad de "elige tu propia aventura" ni un modelo único que sirva para todos. Estamos empoderando a los equipos para que satisfagan las preferencias de los miembros individuales de una manera deliberada que respalde a la organización en general.

Durante este momento crucial, nos entusiasma ver los cambios y avances que están teniendo lugar en la cultura de trabajo alrededor del mundo. Cumplir la promesa del modelo híbrido con "lo mejor de ambos mundos" se siente más a nuestro alcance que nunca. Pero, para tener éxito, debemos trabajar por la equidad en la colaboración. Nuestra experiencia nos dice que, cuando las personas se sienten libres y reciben oportunidades, su rendimiento es sorprendente.

Cómo generar equidad colaborativa en tu lugar de trabajo híbrido:

• Comienza con la representación. ¿Todos los empleados son vistos y oídos? ¿Tienen herramientas, tecnologías y dispositivos para ser adecuadamente representados?
• Habilita la participación. ¿Todas las personas son alentadas a sumar sus aportes y expresar sus opiniones? ¿Qué herramientas y foros existen para proporcionar esta información? ¿Cómo se identifica y de qué modo se actúa en consecuencia?
• Comparte información. ¿Las personas tienen acceso a toda la información que necesitan para hacer su trabajo? ¿Los datos fluyen libremente o se encuentran reservados?
• Deja que los equipos y departamentos diseñen sus propios horarios híbridos. Lo híbrido no va a funcionar si cada persona “elige su propia aventura”. Aprovecha los días en la oficina para hacer brainstorming en proyectos colaborativos y creativos, y reserva días de trabajo remoto para hacer un enfoque profundo sobre ese trabajo.
• Recompensa los resultados, no las actividades. La preferencia de una persona acerca de cómo y dónde trabajar no debería importar, siempre y cuando esté haciendo las cosas bien. Esto se traduce en flexibilidad en la ubicación y el horario para maximizar el impacto del trabajo.
• Resalta la responsabilidad compartida. Todos los gerentes deberían preguntarse: ¿Qué necesita saber el equipo acerca de cómo trabajar mejor? ¿Qué estoy haciendo a nivel personal para garantizar que todo el equipo sea exitoso?

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*Una versión de este artículo fue publicado en Forbes.com y en el sitio web de Google Workspace