Frances Armas-Edwards es una intraemprendedora y miembro del equipo de People Operations de Google, donde diseña soluciones de aprendizaje a escala y desarrolla intervenciones sistémicas para mejorar la diversidad, la equidad y la inclusión.
En otros artículos, escribimos sobre los pasos que se pueden seguir para hacer que tu lugar de trabajo sea más inclusivo, como usar un lenguaje preciso, tener en cuenta la accesibilidad, y construir una cultura de pertenencia de forma remota. Otra manera altamente efectiva de hacer que tu negocio sea más inclusivo es aprender a liderar reuniones intencionalmente inclusivas.
Las reuniones son el espacio donde se comparten ideas, se toman decisiones y se desarrollan las dinámicas de poder. Al tomarte el tiempo para asegurarte de que los participantes se sientan cómodos y confiados al participar en las reuniones, crearás un entorno más inclusivo y, probablemente, también cultives mejores ideas. Por ejemplo, en una encuesta reciente de Forbes Insights a ejecutivos senior, el 48% de los entrevistados estuvo totalmente de acuerdo en que una fuerza de trabajo diversa e inclusiva provee las diferentes perspectivas que una empresa necesita para impulsar su estrategia de innovación.
A continuación, te compartimos 5 pasos que puedes seguir para empezar a diseñar reuniones intencionalmente inclusivas.
1. Promueve tomar riesgos
Considera quién podría sentirse especialmente incómodo al exponerse en una reunión. Puede ser una persona introvertida en un equipo de extrovertidos, un miembro del equipo que se identifica con un grupo subrepresentado o cualquiera que no esté de acuerdo con el resto de las personas en la reunión.
Es importante que todos se sientan bienvenidos desde el principio, por lo que puedes comenzar la reunión diciendo: "Estemos abiertos a nuevas ideas y expresemos cualquier desacuerdo con respeto".
Al fomentar puntos de vista diversos, también darás la bienvenida al debate. Recuérdale a tu equipo que se concentre en los temas que se están discutiendo y utiliza herramientas para evaluar la calidad de las contribuciones, como los criterios utilizados para la toma de decisiones difíciles.
2. Incluye a todos mientras planificas
Si todos tienen voz en lo que se discute, se convierte en una reunión de todos. En estas situaciones, es útil solicitar comentarios y aportes con anticipación. Averigua lo que los otros quieren discutir e inserta lo que puedas en la agenda de la reunión. Luego, envía la agenda por adelantado, idealmente con al menos 24 horas de antelación, para darle a todos los participantes el tiempo suficiente para reflexionar, preparar y, posiblemente, modificar los puntos propuestos en la agenda.
Al fomentar puntos de vista diversos, también darás la bienvenida al debate.
En la planificación, también es fundamental tener en cuenta las zonas horarias y los compromisos personales de los participantes. Por ejemplo, si alguien no puede asistir, asegúrate de compartir notas o grabaciones para que aún así pueda dar su opinión. Asimismo, en la medida de lo posible, intenta variar los horarios de las reuniones para que sea conveniente para todos al menos algunas veces.
3. Rota los roles en cada reunión
Asignar roles como los de facilitador, cronometrador y asistente de notas ayudará a que tus reuniones se desarrollen sin problemas. Una excelente manera de mejorar la inclusión desde este enfoque es rotar los roles para prevenir de forma proactiva errores comunes, como un líder senior que siempre actúe como facilitador o que la mujer más joven del equipo siempre tome notas. En la medida en que los roles roten, todos tendrán la oportunidad de practicar habilidades de facilitación y contribuir de modo más pleno a las reuniones.
La rotación de roles como los de facilitador, cronometrador y asistente de notas ayudará a prevenir de forma proactiva errores comunes.
Al rotar quién está a cargo de las reuniones, puedes distribuir de manera más equitativa las oportunidades de liderazgo. Cuando las personas se sienten responsables de lo que sucede en las reuniones, están más dispuestas a participar.
4. Asegúrate de que todas las voces sean escuchadas
Durante tu reunión, puedes incentivar a los miembros del equipo a compartir opiniones divergentes al pedirles que pongan en común perspectivas que aún no se hayan considerado. Incluso, puedes pedirle de manera directa a una persona que aún no haya expresado su opinión. Esto no significa poner a alguien en aprietos. En cambio, tómate el tiempo para comprender los diferentes estilos de trabajo y reconocer las diferencias culturales, ya que juegan un papel crucial en la forma en que las personas interactúan en las reuniones.
Recuerda: no todo el mundo contribuye a las reuniones de la misma forma. Mientras los extrovertidos tienden a hablar con franqueza en persona, los introvertidos pueden estar más inclinados a compartir comentarios después de la reunión o mediante la función de chat de una reunión virtual. Permite que las personas tengan tiempo para pensar y no malinterpretes el silencio como una falta de apoyo o de ideas.
5. Sé transparente con respecto a cómo se toman las decisiones
Una forma de incentivar la apertura es ser transparente con su equipo. Cuando las personas comprenden cómo son utilizados sus comentarios, se sienten más involucradas en el proceso de toma de decisiones. La transparencia ayuda a los miembros del equipo a conectarse más profundamente con su trabajo y fomenta la participación en reuniones futuras.
Al comienzo de tu reunión, aclara si se tomarán decisiones y cómo. Por ejemplo, puedes explicar que, después de que todo el equipo haya tenido la oportunidad de ofrecer su opinión sobre un nuevo proyecto, la parte interesada con autoridad para tomar decisiones deberá consultar a un gerente de finanzas antes de determinar el resultado final.
La transparencia ayuda a los miembros del equipo a conectarse más profundamente con su trabajo y fomenta la participación en reuniones futuras.
Al seguir estos pasos para asegurarte de que todos se sientan incluidos, valorados y cómodos al participar en las reuniones, fomentarás un entorno que respete las diversas perspectivas e ideas y promueva un sentido de pertenencia. Si bien estas prácticas no son en absoluto exhaustivas, son un buen comienzo para hacer que tus reuniones sean más satisfactorias y de mayor impacto para tu empresa.
Una versión de este tutorial apareció originalmente en la aplicación gratuita Primer.
